¿Qué es un suplido?
La contabilidad y las finanzas son áreas esenciales en la gestión de entidades, porque si las cuentas no están claras resultará muy complicado poner en marcha acciones que ayuden a conseguir las metas perseguidas. Precisamente por ello, hay que estar al tanto de lo que implican conceptos importantes como qué es un suplido.
¿Qué es un suplido?
El suplido es una cantidad de dinero cuyo pago la entidad asume en nombre de un tercero. Dicho de otra manera, es cuando la entidad paga algo cuyo abono le corresponde realmente a su cliente. En este caso, esta cantidad se repercutirá después en la factura que se expida, para conseguir la devolución del dinero que se ha adelantado.
Para que un gasto pueda ser considerado como suplido deben cumplirse tres requisitos:
- El gasto se hace a nombre y por cuenta de un tercero. Por tanto, la factura que expide el profesional, empresa o entidad que tiene derecho a recibir el pago, debe ir a nombre de ese tercero.
- Que el tercero haya dado consentimiento expreso (verbal o escrito) para que la entidad que actúa en su nombre pague el correspondiente suplido.
- Que la entidad pague el gasto y lo puede acreditar con la correspondiente factura.
¿Cómo elaborar una factura que incluye un suplido?
Una vez que está claro qué es un suplido, llega el momento de incluir este concepto en la factura que la entidad va a emitir a su cliente. En este caso, el suplido se suma al total de la factura (IVA incluido), pero sin añadirle al mismo ni Impuesto sobre el Valor Añadido ni ningún tipo de retención.
Además, a la factura emitida por la entidad debe acompañarse una copia de la factura en la que consta el gasto suplido. Esto es importante para que el cliente pueda desgravarse el IVA de dicho gasto suplido (si procede), y también resulta útil en caso de una posible inspección por parte de Hacienda.
¿Se incluyen los gastos suplidos en la contabilidad de la entidad que los abona?
Al analizar qué es un suplido hemos visto que no tiene relación directa con un servicio que preste la entidad y, precisamente por ello, para ella no representa ni un gasto deducible ni un ingreso. De ahí que sobre el suplido no se apliquen ni IVA ni retenciones, razón por la que el suplido se suma al total de la factura, una vez aplicado el IVA de la misma, para que no modifique su base imponible.
A efectos de que la contabilidad sea lo más clara posible, y de demostrar qué partidas de gastos e ingresos se corresponden con los gastos suplidos, las entidades están obligadas a llevar un libro registro de suplidos.
Suplidos y provisión de fondos
Una última cosa que hay que tener en cuenta es que no se deben confundir los suplidos con la provisión de fondos. En el suplido, la entidad abona una cantidad cuyo pago le corresponde a su cliente, y luego obtiene la devolución de ese dinero.
En el caso de la provisión de fondos, la entidad recibe por adelantado de su cliente una cantidad que irá destinada a cubrir los gastos que puedan surgir durante la prestación de su servicio. Son dos conceptos diferentes y no se gestionan igual a nivel de contabilidad, por eso es importante diferenciar bien entre ellos.
Si ya tienes claro qué es un suplido, pero necesitas ayuda con la gestión de tu entidad, nuestro equipo está aquí para todo lo que necesites.
Publicado el 27 de septiembre de 2023
