¿Qué es una factura electrónica?
La factura electrónica es un documento habitual, pero a veces se plantean dudas acerca de sus requisitos y validez legal. Este artículo te las aclara para que no tengas problemas.
Qué es una factura electrónica: características y validez legal
Una factura electrónica es aquella que se envía por medios telemáticos, pero que puede tener un formato estructurado o no estructurado. Aunque hasta 2015 se exigía que las facturas electrónicas tuviesen firma electrónica, hoy ya no es necesario. Y debes saber que las facturas electrónicas tienen la misma validez legal que las facturas en papel.
Eso sí, debes saber que una factura electrónica ha de incluir la fecha (si la de emisión y vencimiento son distintas, has de hacerlo saber), el número de factura, la razón social del emisor, los datos del destinatario, el concepto por el que se factura y las cantidades (si se trata de bienes), la base imponible, los impuestos y retenciones que procedan y la cantidad total a cobrar. Si tu asociación o fundación tiene actividad económica, has de conocer esto.
Las facturas electrónicas, pues, son un método de ahorrar papel, pero también de garantizar una comunicación más fluida. Aquí te vamos a indicar más detalles.
Diferencias entre una factura electrónica y la factura por PDF
A veces, se tiende a confundir la factura electrónica y la factura por PDF, pero no son términos exactamente sinónimos. Para que lo entendamos mejor, las facturas por PDF son un tipo de factura electrónica, pero no todas las facturas electrónicas son por PDF.
Muchos autónomos, PYMES y pequeñas asociaciones hacen facturas por PDF porque son sencillas. Y hemos de decir que son plenamente válidas, siempre que se envíen correctamente y que se haga desde un correo electrónico oficial. Asimismo, al no ser necesaria ni la firma ni el certificado digital, los trámites se simplifican.
Existen dos tipos de facturas electrónicas: las estructuradas y las no estructuradas. No está de más que hagamos una diferenciación clara; toma nota para no confundirte:
Factura electrónica estructurada
Las facturas electrónicas con formato estructurado se caracterizan por generarse de forma automática por programas de facturación. Quien utilice un CRM (Customer Relationship Management) suele contar con esta función de serie. Algunos formatos son Facturae, el lenguaje XML (de hojas de cálculo) o EDIFACT, por poner un ejemplo. La principal ventaja es la rapidez con la que se generan. Cuando se trata de asociaciones o fundaciones de un cierto tamaño, es habitual.
Factura electrónica no estructurada
Las facturas electrónicas no estructuradas se hacen manualmente utilizando una imagen que, después, se envía por métodos telemáticos. Algunos ejemplos clásicos son las facturas por PDF o aquellas que han sido escaneadas; ha existido una intervención manual previa, aunque esta se haya podido hacer desde un programa informático. Estamos, pues, ante una casuística que tiene que ver con tener medios limitados.
Conclusión
La factura electrónica ha venido para quedarse, es fácil de implementar y son multitud las empresas y organizaciones sin ánimo de lucro que la utilizan como método preferente. ¿Tienes alguna duda sobre cómo facturar con una ONG o fundación? En Geasoc estamos especializados en servicios de gestoría a entidades sin ánimo de lucro. ¡Llámanos sin compromiso!
Publicada el 12 de septiembre de 2023
