La firma digital es una opción para rubricar documentos con plena validez legal. Te explicamos mejor cómo funciona, sus aplicaciones prácticas y requisitos para que valga.
Qué es la firma digital, cómo funciona, aplicaciones y requisitos
La firma digital es una variante de firma electrónica que tiene la capacidad de sustituir a la firma tradicional de puño y letra. Hoy en día, se utiliza ya como sustitutivo de la firma tradicional, aunque convive con esta. Conviene señalar de qué forma funciona, para que no te llames a engaño. Toma nota:
Cómo funciona la firma digital
La firma digital es un código de identificación numérico personal e intransferible de la persona que firma. Es importante señalar que se tiene que hacer constar este código en el lugar que corresponde a las firmas. Si está debidamente verificado, y si se acepta la firma electrónica, servirá con la misma validez que una firma convencional.
Hay que decir que esta firma electrónica ha de contar con algún Código Seguro de Verificación (CSV) que permita verificar la copia, evitando intrusiones. Estamos, por lo general, ante un método muy seguro.
Aplicaciones prácticas
Las aplicaciones prácticas que tiene este tipo de firma son múltiples. En primer lugar, puedes firmar cualquier documento administrativo u oficial mediante las firmas digitales. Y, por otra parte, también es posible firmar digitalmente facturas, recibos u otros documentos no oficiales; eso sí, en el segundo caso, puedes encontrarte más dificultades.
Si gestionas una entidad sin ánimo de lucro, todas las comunicaciones por cuestiones fiscales se pueden hacer por firma electrónica, incluyendo el IVA. Y, también, deberías facilitar su uso por parte de los asociados o miembros de la entidad.
Requisitos de la firma
Para poder realizar la firma digital se necesitan una serie de requisitos, que varían en función de si es una asociación, entidad o empresa o si es un particular. Hablamos del certificado digital, para el cual es necesario que, previamente, el solicitante tenga el DNI electrónico.
Certificado digital para empresas
El certificado digital es un documento que emite la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre previa solicitud. Lo pueden tener todo tipo de personas jurídicas, ya sean sociedades mercantiles y entidades sin ánimo de lucro. Para ello, tienes que optar por alguna de estas posibilidades: que lo solicite el administrador único o que lo pida un administrador solidario
Certificado digital para entidades sin ánimo de lucro
En el caso de que seas una entidad sin ánimo de lucro, asociación o fundación, debes entrar en la sede del Registro Nacional o Autonómico de la asociación y solicitar el certificado digital de datos. A partir de ahí, podrás entrar en la sede de la FNMT y enviar un correo electrónico con el CIF, para recibir el código. Finalmente, hay que pedir una acreditación presencial, que se debe hacer también ante la Agencia Tributaria.
En resumen…
La firma digital es una opción de validar documentos, pero para conseguirla, si eres una entidad sin ánimo de lucro, se deben seguir unos pasos. ¿No tienes tiempo o te resulta muy complejo? No te preocupes, en Geasoc te ayudamos para que el proceso sea más sencillo. ¡Contáctanos sin compromiso!
Publicado 05/12/2023
