La gestión documental es una tarea fundamental para cualquier entidad, incluyendo asociaciones, fundaciones y federaciones. Mantener un archivo ordenado y cumplir con las obligaciones legales es crucial para asegurar la transparencia y el correcto funcionamiento de la organización. Una de las preguntas más frecuentes es: ¿durante cuánto tiempo deben guardarse las facturas y demás documentación contable y fiscal? A continuación, te ofrecemos una guía clara y detallada sobre los plazos de conservación de estos documentos.
Plazos Generales de Conservación
En España, la normativa establece diferentes plazos para la conservación de la documentación contable y fiscal. Estos plazos están determinados por la legislación mercantil y fiscal, así como por otros requisitos específicos dependiendo del tipo de entidad y la naturaleza de los documentos.
1. Documentación Fiscal
Según el artículo 66 de la Ley General Tributaria, los libros de contabilidad y demás registros obligatorios, así como los documentos (incluidas las facturas) que justifiquen las anotaciones registradas, deben conservarse durante cuatro años. Este plazo empieza a contar desde el final del periodo voluntario de presentación de la correspondiente declaración o autoliquidación.
2. Documentación Contable
La legislación mercantil, concretamente el Código de Comercio, establece que los libros, correspondencia, documentación y justificantes relativos a la entidad deben conservarse durante seis años. Este plazo se cuenta desde el último asiento realizado en los libros, es decir, desde la fecha de cierre del ejercicio contable al que pertenecen.
3. Documentación Laboral y de Seguridad Social
Para la documentación laboral y de seguridad social, como nóminas, contratos de trabajo y documentos relacionados con la seguridad social, el plazo de conservación es de cuatro años según lo establece la Ley del Estatuto de los Trabajadores y la normativa de la Seguridad Social.
Plazos Específicos para entidades sin ánimo de lucro
Las asociaciones, federaciones y fundaciones tienen algunas particularidades en cuanto a la conservación de la documentación debido a su régimen fiscal especial y a las obligaciones de transparencia y rendición de cuentas. En general, se aplican los mismos plazos mencionados anteriormente, pero con algunas consideraciones adicionales:
1. Subvenciones y Ayudas Públicas
La documentación relativa a subvenciones y ayudas públicas debe conservarse durante el plazo que determine la normativa específica de cada convocatoria. Además, es recomendable conservar esta documentación durante al menos cuatro años desde el momento de la justificación de la subvención, para estar cubiertos ante posibles revisiones o auditorías.
2. Documentación de Donaciones
Para las donaciones, especialmente si la asociación o fundación está acogida a la Ley 49/2002 de Régimen Fiscal de las Entidades sin Fines Lucrativos, es esencial conservar los documentos que acrediten las donaciones recibidas y emitidas, incluyendo los certificados de donación, durante al menos diez años, en cumplimiento de la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.
Recomendaciones para una Gestión Documental Eficiente
1. Digitalización: Digitalizar la documentación permite una gestión más eficiente y facilita su conservación y consulta. Asegúrate de cumplir con las normativas de conservación de documentos digitales.
2. Organización: Mantén un sistema de archivo ordenado y accesible, con categorías claras para diferentes tipos de documentos.
3. Revisión Regular: Realiza revisiones periódicas del archivo para asegurar que los documentos necesarios se conservan adecuadamente y elimina aquellos que ya no sean necesarios conforme a la normativa.
Conclusión
Mantener un archivo adecuado y cumplir con los plazos de conservación de la documentación contable y fiscal es esencial para la transparencia y el correcto funcionamiento de asociaciones, fundaciones y federaciones. Siguiendo estas recomendaciones, podrás asegurar que tu organización cumple con todas las obligaciones legales y está preparada para cualquier revisión o auditoría.
Publicado 23/07/2024
