Contratar personal en una asociación, fundación o federación no es un proceso menor. Aunque se trate de entidades sin ánimo de lucro, la legislación laboral y fiscal establece una serie de obligaciones que deben cumplirse con la misma rigurosidad que en cualquier empresa. Ignorar o desconocer estas exigencias puede derivar en importantes sanciones, por lo que es fundamental tenerlas en cuenta desde el primer momento.
Alta en la Seguridad Social y contrato de trabajo
Toda contratación laboral debe ir acompañada del correspondiente alta en la Seguridad Social del trabajador o trabajadora. Además, debe formalizarse un contrato de trabajo por escrito que se ajuste al tipo de empleo, jornada y duración que se va a desarrollar.
Retenciones de IRPF y obligaciones fiscales
Las entidades sin ánimo de lucro están obligadas a practicar retenciones de IRPF en las nóminas de las personas contratadas, de acuerdo con los porcentajes fijados por la normativa fiscal. Estas retenciones deben declararse trimestralmente mediante el modelo 111 y, posteriormente, resumirse en el modelo 190 al finalizar el año.
Prevención de riesgos laborales
Toda entidad que tenga personal contratado debe contar con un plan de prevención de riesgos laborales adaptado a su actividad, aunque no tenga instalaciones propias. Este plan debe incluir una evaluación de riesgos, medidas preventivas y formación específica para la plantilla.
Protocolo frente al acoso sexual y por razón de sexo
Con independencia del número de personas trabajadoras, todas las entidades deben contar con un protocolo de prevención y actuación frente al acoso sexual o por razón de sexo en el ámbito laboral. Este documento debe ser efectivo, estar disponible y haber sido comunicado a la plantilla.
Registro de jornada
La normativa exige llevar un registro diario de jornada que refleje la hora de entrada y salida de cada persona trabajadora. Este registro debe ser digital, estar disponible para inspección y conservarse durante al menos cuatro años.
Protección de datos
En el proceso de contratación y durante la relación laboral se recaban datos personales que deben tratarse conforme a la normativa de protección de datos (LOPDGDD y RGPD). Es obligatorio contar con cláusulas informativas, un registro de actividades de tratamiento y aplicar las medidas de seguridad necesarias.
Calendario laboral y desconexión digital
Las entidades deben elaborar y exponer el calendario laboral actualizado cada año. Asimismo, deben implementar un protocolo de desconexión digital que garantice el respeto al tiempo de descanso fuera del horario laboral.
Registro salarial
Las entidades están obligadas a tener un registro salarial actualizado que incluya la media y la mediana de los salarios, complementos y percepciones extrasalariales desglosados por sexo y categoría profesional.
Plan de igualdad y plan de discapacidad
Las entidades con más de 50 personas trabajadoras deben contar con un plan de igualdad vigente y, en su caso, cumplir con el 2% de reserva de puestos para personas con discapacidad, o adoptar medidas alternativas debidamente justificadas.
Reconocimientos médicos
Se debe garantizar el derecho a reconocimientos médicos periódicos, en función de los riesgos laborales del puesto, preferiblemente de forma voluntaria, salvo excepciones justificadas.
¿Qué pasa si no cumplo con estas obligaciones?
El incumplimiento de estas obligaciones puede conllevar sanciones económicas, que varían según la infracción (leve, grave o muy grave). Las entidades del tercer sector, aunque no tengan ánimo de lucro, no están exentas de responsabilidad legal. Mantenerse al día con estas obligaciones es esencial para evitar problemas y demostrar profesionalidad y compromiso con las personas trabajadoras.
¿Necesitas ayuda para cumplir con todas estas obligaciones laborales y fiscales en tu entidad sin ánimo de lucro? Contacta con nosotras y te acompañaremos en cada paso.
Publicación 07.07.2025
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