Protección de datos en el tercer sector: obligaciones legales para asociaciones y fundaciones
La protección de datos personales se ha convertido en un tema clave para todas las organizaciones, incluyendo aquellas del Tercer Sector. Asociaciones y fundaciones, al igual que otras entidades, manejan una gran cantidad de información personal de sus miembros, voluntarios, beneficiarios y donantes. Esta gestión de datos debe cumplir con una serie de obligaciones legales que garantizan la protección de la privacidad y el respeto a los derechos de las personas.
En este artículo, te explicamos cuáles son las principales obligaciones legales que deben cumplir las asociaciones y fundaciones en cuanto a la protección de datos personales, en especial bajo el marco del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
1. La importancia de la protección de datos en el tercer sector
El Tercer Sector, compuesto por entidades sin ánimo de lucro como asociaciones y fundaciones, desempeña un papel crucial en la sociedad civil. Estas organizaciones gestionan grandes volúmenes de datos personales de sus usuarios, empleados, voluntarios, colaboradores y donantes. En este sentido, la protección de los datos no solo es una cuestión de cumplir con la ley, sino también de garantizar la confianza de las personas que interactúan con estas entidades.
Las fundaciones y asociaciones están obligadas a cumplir con normativas de protección de datos que buscan:
- Evitar el uso indebido de la información personal.
- Proteger la privacidad de las personas.
- Garantizar la seguridad de los datos.
- Asegurar los derechos de los titulares de los datos.
Dado que las fundaciones y asociaciones suelen gestionar información sensible, como detalles de salud, antecedentes o datos bancarios, el cumplimiento de estas normativas es fundamental.
2. Obligaciones legales para las asociaciones y fundaciones en relación con la protección de datos
a) Nombrar un responsable de protección de datos
El RGPD establece que todas las organizaciones que gestionan datos personales deben tener una persona o equipo encargado de velar por el cumplimiento de la normativa. Esta persona se conoce como Responsable de Protección de Datos (RPD) o Delegado de Protección de Datos (DPD), especialmente en los casos donde las actividades de la entidad impliquen un alto volumen de procesamiento de datos personales.
En algunas fundaciones y asociaciones, el nombramiento de un RPD es obligatorio, por ejemplo, si la organización procesa datos sensibles de forma habitual o realiza actividades de monitorización a gran escala.
b) Obtención del consentimiento informado
Uno de los pilares del RGPD es el consentimiento informado. Las fundaciones y asociaciones deben asegurarse de que los datos personales que recopilan se obtienen de manera transparente y voluntaria. Esto significa que deben informar a los titulares de los datos sobre:
- Quién está recogiendo sus datos.
- Con qué fines se van a utilizar esos datos.
- Cuánto tiempo se conservarán.
- Qué derechos tienen sobre sus datos (derecho de acceso, rectificación, cancelación, etc.).
El consentimiento explícito es necesario cuando se recopilan datos sensibles, como información de salud, creencias religiosas, entre otros.
c) Derechos de los titulares de los datos
El RGPD otorga a las personas varios derechos sobre sus datos personales, que las asociaciones y fundaciones deben respetar. Estos derechos incluyen:
- Derecho de acceso: Los individuos tienen derecho a saber qué datos personales se están procesando y cómo.
- Derecho de rectificación: Los individuos pueden solicitar que se corrijan datos inexactos o incompletos.
- Derecho de supresión (derecho al olvido): Las personas pueden pedir que sus datos sean eliminados, siempre que no existan razones legales para retenerlos.
- Derecho de oposición: Los individuos pueden oponerse al tratamiento de sus datos, por ejemplo, cuando se utilizan para marketing directo.
- Derecho a la portabilidad: Los titulares pueden solicitar la transferencia de sus datos a otro controlador de datos.
Las asociaciones y fundaciones deben contar con procedimientos establecidos para que los usuarios puedan ejercer estos derechos de forma sencilla.
d) Seguridad de los datos
Las fundaciones y asociaciones deben adoptar medidas adecuadas para garantizar la seguridad de los datos personales que gestionan. Esto incluye medidas técnicas y organizativas para evitar accesos no autorizados, alteraciones o pérdida de datos. Algunas de las medidas incluyen:
- Cifrado de datos para proteger la información.
- Control de acceso para limitar el acceso a los datos solo a personas autorizadas.
- Políticas de contraseñas seguras y autenticación en dos pasos.
- Copia de seguridad regular para evitar la pérdida de información.
Las entidades deben realizar evaluaciones periódicas de los riesgos y de las medidas implementadas para asegurar la protección de los datos.
e) Notificación de brechas de seguridad
En el caso de que ocurra una violación de seguridad que comprometa los datos personales, las asociaciones y fundaciones tienen la obligación de notificar la brecha a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en un plazo de 72 horas desde que se tenga conocimiento de la incidencia. Además, si la brecha afecta a los derechos y libertades de los interesados, se debe informar a los afectados.
3. ¿Cómo cumplir con la protección de datos en el tercer sector?
Cumplir con las normativas de protección de datos en el Tercer Sector puede parecer desafiante, pero existen diversas herramientas y prácticas que pueden facilitar la gestión y garantizar el cumplimiento de la ley:
- Realizar una auditoría de datos: Evaluar qué datos se están recopilando, cómo se almacenan y con qué fines se procesan.
- Redactar políticas internas de protección de datos: Elaborar manuales y procedimientos que indiquen cómo gestionar los datos de manera segura y conforme a la legislación.
- Formación del personal: Capacitar a los empleados, voluntarios y cualquier persona que maneje datos personales sobre las buenas prácticas en protección de datos.
- Utilizar software de gestión de datos que esté alineado con el RGPD.
4. Conclusión
La protección de datos no es solo una obligación legal, sino también una forma de generar confianza entre los miembros, donantes, colaboradores y beneficiarios de tu organización. Las asociaciones y fundaciones del Tercer Sector deben ser especialmente conscientes de sus responsabilidades al manejar datos personales sensibles.
Asegurarse de cumplir con el RGPD y con las normativas nacionales de protección de datos no solo evitará sanciones, sino que también demostrará el compromiso de la organización con la privacidad y el respeto a los derechos de las personas.
Si necesitas ayuda para cumplir con estas obligaciones legales o para mejorar la gestión de datos en tu fundación o asociación, en Geasoc te proporcionamos el asesoramiento necesario para garantizar que tus procesos sean seguros y transparentes.
Publicado 17/01/2025
